Como mejorar la productividad con Google Calendar

Ciertas cosas que piensas que van a ser simples realmente acaban siendo verdaderamente complejas. Google lo sabe todo realmente bien, con lo que últimamente lanzó un nuevo Google Calendar y muchas peculiaridades ocurrentes para acompañarlo.

¿Que es Google Calendar?

Google Calendar es el calendario que viene integrado con su Gmail y que se sincroniza allá donde tenga logueado su cuenta de Gmail. Pudiendo ver los eventos que programe desde diversos dispositivos.

Su Google Calendar viene con su dirección personal de Gmail, y no creerá lo fácil que es emplearlo y configurarlo. Mas si trabaja en una compañía que emplea su calendario de Google, de pronto debe localizar la mejor forma de integrar su calendario personal con su calendario de asambleas semanales.

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Google Calendar puede empezar a sentirse mucho menos simple cuanto más acontecimientos tenga en su agenda. A Dios gracias, existen algunos trucos excelentes y funciones que puedes emplear para hacer que tu vida en Google Calendar sea considerablemente más simple de organizar.

Tips para ser más productivo en Google Calendar

Crea nuevos calendarios para diferentes unas partes de tu vida.


Cuando empiezas por vez primera en Google Calendar, te dan un calendario para comenzar: es el que tiene tu nombre en “Mis calendarios”, como se muestra en la próxima captura.

En consecuencia, si quiere utilizar su calendario para múltiples propósitos, como dirigir su programación real, planear periodos de tiempo de trabajo centrado y programar recordatorios repetidos, solo tiene un sitio para hacerlo. Mas cuando solo trabaja con un calendario, todas y cada una esas cosas se tratan por igual, lo que quiere decir que no puede hacer las labores esenciales no repetitivas del día de forma veloz y fácil.

Para combatir esto, sencillamente cree un calendario nuevo para cada una parte de su vida que le agradaría sostener un registro en su calendario de Google.

De qué forma utilizar esta característica
Para crear un nuevo calendario, haga click en el pequeño signo más (+) al lado de “Mis calendarios” y va a ver la opción “Nuevo calendario”. Elija esta alternativa, asigne un nombre a su nuevo calendario, bríndele una descripción y franja horaria, y voilà: tiene otro calendario.

Menú desplegable para crear un nuevo calendario en Google Calendar

Consejo profesional: aun puede codificar por colores cada calendario a fin de que pueda escoger lo que debe hacer día tras día.

Programe asambleas con conjuntos usando “Buscar una hora” o bien “Tiempos sugeridos”.


¿Alguna vez precisa organizar una asamblea con múltiples personas que tienen horarios ocupados? Puede ser verdaderamente molesto intentar descubrir en qué momento estás libre. A Dios gracias, Google Calendar realmente tiene 2 peculiaridades que pueden hacer el trabajo pesado por ti: “Tiempos sugeridos” o bien “Hallar un tiempo”.

De qué manera utilizar esta característica
Para utilizar cualquiera de estas 2 opciones, primero asegúrese de haber agregado a todos al acontecimiento que precisa acudir. Entonces, si quiere que Google le sugiera una hora para reunirse, sencillamente elija el link “Tiempos sugeridos” bajo los nombres de sus convidados. Aparecerá una ventana desplegable con una lista de veces en que cada convidado a la asamblea, incluido , va a estar libre sin enfrentamientos.

Esconder los detalles de su acontecimiento.


En ocasiones, las asambleas que organiza o bien asisten son de naturaleza frágil. No obstante, tenga presente que una puerta cerrada no es la única forma de que el resto sepan lo que sucede dentro. Los detalles del acontecimiento en Google Calendar asimismo pueden descubrir más al resto de la oficina de lo que le agradaría.

Para asegurarse de tener la mayor privacidad que precisa a lo largo de asambleas más reservados, configure su acontecimiento en “Privado”. Esto causa que absolutamente nadie que vea su programa semanal vea los detalles del evento: nombre de la asamblea, asistentes, ficheros adjuntos, etcétera De manera predeterminada, la etiqueta pública en el bloque de acontecimientos sencillamente va a estar “Ocupada”.

Añade un Google Hangout a tu acontecimiento.


¿Precisa configurar de forma fácil una asamblea recóndita frente a frente? Sencillamente haga click en el link “Añadir video llamada” y Google configurará el Hangout a fin de que lo empleen los asistentes a su acontecimiento. ( Consiga más información sobre Google Hangouts acá .)

Link para añadir una video llamada en un acontecimiento en Google Calendar

Añade los ficheros adjuntos.


No sé sobre , mas frecuentemente me encuentro asistiendo a asambleas que requieren que haga referencia a un documento relevante. Quizá todos trabajamos en un Google Doc, o bien quizás estamos vertiendo sobre una hoja de cálculo complicada.

En todo caso, es mejor cerciorarse de que todos y cada uno de los asistentes a la asamblea tengan los materiales que precisan antes que empiece la asamblea, a fin de que no deban buscar en sus bandejas de entrada. Google Calendar puede asistirlo a hacerlo, permitiéndole anexar documentos de forma directa al acontecimiento a fin de que los convidados puedan abrirlos y repasarlos.

Habilita tu reloj mundial.


¿Trabajas con compañeros de equipo que viven alrededor del planeta? Posiblemente le resulte bastante difícil descubrir a qué hora es apropiado programar asambleas con ellos. Por fortuna, puede habilitar “Reloj mundial” en la configuración de su calendario de Google.

Habilitar las horas de trabajo.


No todos son trabajadores de nueve a cinco, mas pueden trabajar bastante con los que lo son. Si tiene un horario de trabajo no usual que ninguno de sus colegas semeja rememorar, esta función es para .

“Horas de trabajo” es una configuración que alarma a las personas si procuran añadirte a una asamblea que se halla fuera del rango de horas establecido por ti en el calendario de Google. Oye, es mejor tener que presionar “Rehusar” y después hacer un seguimiento con el organizador de la asamblea para recordarles que no está libre a lo largo de ese tiempo.

Mandar e-mail a los convidados del acontecimiento.

¿Recuerda la vez que procuró mandar un e mail a un conjunto grande de personas sobre un acontecimiento? Quizás trataba de regular una salida en equipo, o bien sencillamente informar a todos que deberían llevar sus computadoras portátiles a la asamblea de todos y cada uno de los participantes. En todo caso, apuesto que fue molesto descubrir quién asistía verdaderamente al acontecimiento y cerciorarse de que no se olvidó de absolutamente nadie.

Bueno, esta característica de Google Calendar te va a ser útil la próxima vez.

Añada lugares concretos para asambleas.


Desearía haber sabido sobre esta función la última vez que tomé un café con alguien en el centro de la ciudad de Boston. Acordamos reunirnos en Starbucks … mas merced a la multitud de localizaciones de Starbucks en la ciudad de Boston, nuestra charla fue algo así:

Utilizar notificaciones de escritorio.


Como seguramente ya se puede decir, amo el calendario de Google … mas hay una característica de la que no soy un fan.

Si tiene su Google Calendar abierto como una pestañita en su navegador cuando faltan diez minutos para su próximo acontecimiento, la advertencia de diez minutos interrumpe todo cuanto hace y se apodera de su pantalla. Olvídese de exactamente en qué estaba trabajando: Google Calendar va a abrir súbitamente su pestañita con una enorme alarma emergente así como un sonido molesto. Esto es lo peor.

Cambie el tiempo de notificación de acontecimientos.


En la sugerencia precedente, aprendió a suavizar las notificaciones que recibe ya antes de una asamblea. ¿Mas asimismo sabía que puede mudar la cantidad de minutos ya antes del acontecimiento que quiere que se le notifique?

Organizar espacios de citas.


¿Ha pensado alguna vez en añadir “horas de oficina” a fin de que otras personas de su compañía puedan reservar tiempo con ? Quizá sea un asesor a tiempo parcial con horarios limitados para reservar asambleas, o bien desee limitar el tiempo que su equipo puede reservar tiempo con a determinadas horas del día.

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